Il R. D. 6 maggio 1923, n.1054 (1), dedicato all'ordinamento dell'istruzione media, stabilisce che ai professori si applichino, in materia disciplinare, le disposizioni vigenti per gli impiegati civili dello Stato. Il R. D. 30 dicembre 1923, n. 2960 (2), riportante disposizioni sullo stato giuridico degli impiegati civili dell'amministrazione statale, prescrive la compilazione, per ogni impiegato, delle note di qualifica, su prospetti conformi a modelli da stabilirsi da ciascuna amministrazione. Le note di qualifica devono comprendere "le notizie riguardanti le condizioni fisiche e le qualità intellettuali dell'impiegato, la sua condotta in ufficio e quella privata, la diligenza e l'operosità, nonché tutte le speciali circostanze riguardanti il disimpegno del servizio cui è addetto, l'attitudine alle funzioni del grado superiore, e ogni altra annotazione ritenuta opportuna". Le note di qualifica sono compilate e firmate dal funzionario preposto al servizio al quale l'impiegato è addetto, e sono rivedute e firmate dal capo di ufficio che, secondo le ripartizioni organiche dei servizi o le circoscrizioni locali, presiede ad un ramo dell'amministrazione (per quanto riguarda l'istruzione media, le note risultano compilate e firmate dai capi degli istituti scolastici, rivedute e firmate dal provveditore agli studi). Il giudizio complessivo è espresso con le qualifiche di: ottimo, distinto, buono, mediocre, cattivo.
Il Decreto del Capo provvisorio dello Stato 21 aprile 1947, n. 629 (3) stabilisce le norme relative alle note di qualifica per il personale addetto all'istruzione media. Le note di qualifica devono essere compilate dai provveditori per i capi d'istituto, e dai capi d'istituto per gli insegnanti. Le note devono comprendere "le notizie riguardanti le condizioni fisiche e le qualità intellettuali, la condotta nella scuola e quella privata, la diligenza, nonché tutte le speciali circostanze riguardanti le funzioni didattiche e la disciplina, e, per i professori, la collaborazione col capo d'istituto e con gli altri docenti, nonché l'idoneità a funzioni direttive; infine ogni altra annotazione ritenuta opportuna a delineare le caratteristiche e le attitudini personali". Il giudizio complessivo è espresso con le qualifiche di: ottimo, valente, buono, sufficiente, insufficiente.
La L. 19 marzo 1955, n. 160 (4) estende anche al personale insegnante non di ruolo le norme vigenti in materia di note di qualifica.
Con D. P. R. 31 maggio 1974, n. 417 (5) sono abrogate le disposizioni concernenti le note di qualifica del personale docente. Le note sono sostituite da una valutazione facoltativa del servizio prestato, alla quale provvede il comitato per la valutazione del servizio. La nuova valutazione "non si conclude con giudizio complessivo, né analitico, né sintetico e non è traducibile in punteggio".

La serie è costituita dalla raccolta delle note di qualifica relative al personale di istituti di istruzione media. Sono comprese, per quanto riguarda gli istituti ai quali si riferiscono le note, le seguenti tipologie: istituti e scuole di istruzione media di primo grado o inferiore (7), istituti di istruzione media di secondo grado o superiore (classica, scientifica, magistrale e tecnica), istituti d'arte, convitti nazionali.
La serie è costituita dalle note di qualifica prodotte tra gli anni scolastici 1923/1924 e 1974/1975 ed è articolata in tre sottoserie, relative rispettivamente a:
1) note di qualifica degli anni scolastici 1923/1924-1958/1959, relative a personale di ruolo e non di ruolo;
2) note di qualifica degli anni scolastici 1970/1971-1973/1974, relative ad insegnanti di ruolo;
3) note di qualifica degli anni scolastici 1970/1971-1973/1974, relative ad insegnanti non di ruolo.
Le note di qualifica sono raccolte, in ordine cronologico, in fascicoli nominativi dedicati a ciascun insegnante; i fascicoli possono contenere anche, a volte, elenchi delle pubblicazioni dell'insegnante e poco carteggio relativo alla compilazione delle note, a questioni inerenti lo stato disciplinare del dipendente, a ricorsi degli insegnanti contro le valutazioni espresse nelle note di qualifica, alla trasmissione delle note di insegnanti trasferiti da altre circoscrizioni e, in alcuni casi, carteggio ed atti relativi a stipendi, congedi per malattia, trattamento pensionistico, ecc..
Le note di qualifica sono suddivise in due parti, la prima sottoscritta per presa visione dall'insegnante, la seconda, dedicata alle "informazioni riservate", sottoscritta dal solo capo d'istituto.
Nella prima parte sono indicati: istituto scolastico, dati anagrafici dell'insegnante, anzianità e qualifica di ruolo, dati sull'eventuale assolvimento dell'obbligo militare, titoli accademici e professionali, annotazioni (riguardanti i giorni di assenza, la condotta civile e morale, le eventuali note di demerito).
Le "informazioni riservate", espresse in forma discorsiva, riguardano la personalità, la cultura, l'efficacia didattica/educativa/disciplinare, lo spirito di iniziativa, lo stato di salute, l'eventuale capacità di sostituire il preside in caso di necessità; segue un giudizio complessivo sintetico (ottimo, distinto, buono, mediocre o cattivo).
A partire dal secondo dopoguerra, restando invariata la prima parte delle note di qualifica, mutano parzialmente le "informazioni riservate", ora costituite da giudizi sintetici per quanto riguarda le condizioni fisiche, le qualità intellettuali, la condotta a scuola e quella privata, la diligenza, la cultura, la consuetudine di studi, l'efficacia didattica, educativa e disciplinare; seguono giudizi, elaborati in forma discorsiva, sulla capacità di collaborazione con il Preside e con gli altri docenti e su "altri elementi che valgano a delineare la personalità del Professore nelle sue caratteristiche e nelle sue attitudini personali"; in conclusione permane il giudizio complessivo sintetico.

All'interno di ogni sottoserie i fascicoli sono disposti in ordine alfabetico. Per quanto riguarda il personale femminile si è preso in considerazione prima il cognome da nubile, poi, eventualmente, anche quello da coniugata.
L'unità descritta è la busta. Nello spazio dedicato alla descrizione del contenuto sono riportati gli estremi delle iniziali dei cognomi presenti sui fascicoli contenuti. Per la rilevazione degli estremi cronologici si sono prese in considerazione le date di compilazione delle note di qualifica; si è segnalata, con la formula "contiene anche", la presenza di carteggio ed atti con estremi cronologici anteriori o posteriori rispetto alle note di qualifica.

La serie è costituita da documentazione riportante dati personali nei termini indicati dalla normativa in materia di trattamento di dati personali; in particolare sono presenti rapporti informativi sul personale riportanti anche giudizi su qualità morali e doti intellettuali, quindi "dati di carattere personale" attinenti alla "dignità delle persone", cfr. Provvedimento del garante n. 8/P/21 del 14 marzo 2001 "Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici", pubblicato in G. U. 5 aprile 2001, n. 174.

(1) R. D. 6 maggio 1923, n. 1054, "Relativo all'ordinamento della istruzione media e dei convitti nazionali", pubblicato in G. U. 2 giugno 1923, n. 129.
(2) R. D. 30 dicembre 1923, n. 2960, "Disposizioni sullo stato giuridico degli impiegati civili dell'amministrazione dello Stato", pubblicato in G. U. 21 gennaio 1924, n. 17.
(3) D. C. P. S. 21 aprile 1947, n. 629, "Relativo alla nomina dei capi di istituto, trasferimenti, note di qualifica, procedimenti disciplinari e di dispensa dal servizio del personale degli istituti e delle scuole di istruzione media, classica, scientifica, magistrale e tecnica e delle scuole secondarie di avviamento professionale", pubblicato in G. U. 18 luglio 1947, n. 163.
(4) L. 19 marzo 1955, n. 160, "Norme sullo stato giuridico del personale insegnante non di ruolo delle scuole e degli istituti di istruzione media, classica, scientifica, magistrale e tecnica", pubblicata in G. ZANOBINI, L. ZANOBINI, "Codice delle leggi amministrative", Milano 1957.
(5) D. P. R. 31 maggio 1974, n. 417, "Norme sullo stato giuridico del personale docente, direttivo ed ispettivo della scuola materna, elementare, secondaria ed artistica dello Stato", pubblicato in G. U. 13 settembre 1974, n. 239 S. O.
(6) Il Comitato per la valutazione del servizio è istituito presso ogni circolo didattico o istituto scolastico, ed è formato dal Direttore didattico o dal Preside, che ne è il presidente, e da 2 o 4 docenti.
(7) La scuola media inferiore "unificata", o scuola media statale, viene istituita, a partire dall'1 ottobre 1963, con L. 31 dicembre 1962, n. 1859, "Istituzione e ordinamento della scuola media statale", pubblicata in G. U. 30 gennaio 1963, n. 27; prima di tale riforma, e fino al 1940, l'istruzione successiva alla scuola elementare è affidata a: il corso integrativo delle elementari, la scuola complementare, i corsi inferiori del ginnasio, dell'istituto magistrale, dell'istituto tecnico e della scuola d'arte (dal 1930 la scuola complementare diviene scuola di avviamento professionale). A seguito dell'emanazione della L. 1 luglio 1940, n. 899, i corsi inferiori del ginnasio, dell'istituto magistrale e dell'istituto tecnico sono assorbiti gradualmente da una nuova scuola media triennale; le scuole di avviamento professionale ed i corsi inferiori della scuola d'arte sono assorbiti soltanto dalla riforma del dicembre 1962.