buste 513, registri 88

Non sono state rinvenute notizie relative a segnalazioni del fondo archivistico, se non la descrizione sintetica dell'archivio nella "Guida storico-archivistica del Trentino" di Albino Casetti pubblicata nel 1961 e la relazione dell'aprile 1977 redatta nell'ambito dell'indagine conoscitiva effettuata dall'Assessorato alle attività culturali della Provincia autonoma di Trento, dove viene descritta la documentazione comunale in modo più approfondito (1).
Poche le notizie relative agli interventi di riordino avvenuti negli anni: è presente un inventario dei documenti del comune dall'anno 1710 al 1905, contenuto nel "Protocollo i[ndica]tore di tutte le propriettà e passività del comune di Albiano" con la descrizione dei documenti raccolti in 13 fascicoli, in maniera imprecisa, creato più per testimoniare le realità del comune che per fornire uno strumento di corredo all'archivio.
Dall'esame della documentazione è emerso come l'archivio e la tenuta degli affari in generale fosse in disordine già dai primi anni del secolo XX; varie sollecitazioni si possono leggere nelle deliberazioni della rappresentanza comunale del 1901, 1902 e 1913, fino ad arrivare alla nomina di un segretario per il disbrigo delle pratiche solo nel 1914.
Nella relazione del 1977, sopra citata, si legge come il segretario comunale di quel periodo avesse trovato l'archivio al suo arrivo: "un ammasso informe di materiale documentario...", il che documenta come la consistenza dell'archivio, soprattutto nella parte preunitaria sia ridotta al minimo, anche a causa delle guerre, degli spostamenti di sede avvenuti e degli incendi che si sono verificati negli anni ; quasi completa invece la parte postunitaria.
La rilevazione del dott. Casetti eseguita nel 1959 segnalava che gli atti elencati nell' "Inventario degli atti del comune dall'anno 1710 al sec. XIX" non erano reperibili, mentre in parte sono stati trovati mescolati ad altra documentazione durante il presente lavoro di riordino. Anche la documentazione contabile del 1945 dichiarata perduta è stata ritrovata.
Nel 2009 venne riorganizzato l'archivio comunale sia storico che di deposito, collocando in modo ordinato sugli scaffali la documentazione divisa per fondi di appartenenza, rispettando le partizioni storiche, per serie, in ordine cronologico, senza però eseguire un riordino accurato all'interno delle buste.
L'archivio si trovava, al momento del riordino, nel seminterrato dell'edificio comunale di Albiano, all'interno di appositi scaffali compact. Il lavoro di ordinamento e inventariazione si è svolto presso la cooperativa "A.R.Coop." di Rovereto dove la documentazione, prelevata ad Albiano, è rimasta temporaneamente in deposito.
Il presente lavoro di riordino (2011) si è svolto in contemporanea con il riordino dell'archivio parrocchiale di Albiano, dal quale è emersa documentazione dell'archivio comunale di Albiano, in particolare: l'aggiunta di 22 capitoli della carta di regola di Albiano del 1803, tre estimi datati 1550-1765, due volumi di atti nelle cause tra Albiano, Civezzano e Povo e i registri di stato civile dal 1811 al 1815.
Si segnala la presenza in archivio comunale di abbondante documentazione del comune di Lona Lases rimasta ad Albiano nonostante la ricostituzione in comune autonomo.

Il fondo proprio è sempre stato e rimane tuttora di proprietà del Comune che ne è il soggetto produttore. Ad esso si sono aggiunti diversi fondi acquisiti per l'esistenza di un legame dei soggetti produttori col Comune o per semplice deposito presso la sede comunale.
Ai sensi dell'art. 53, comma 1 del D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio" gli archivi degli enti pubblici territoriali fanno parte del demanio culturale; il comma 2 del medesimo articolo dispone che " i beni del demanio culturale non possono essere alienati, né formare oggetto di diritti a favore di terzi se non nei modi previsti dal presente codice".

L'archivio storico del comune di Albiano comprende il fondo proprio del comune dal 1710 al 1969 e la documentazione di alcuni fondi archivistici prodotti da soggetti diversi. Il presente inventario ha riguardato il fondo proprio e gli archivi aggregati coevi, di seguito elencati:

A1. Amministrazione Separata degli Usi Civici (ASUC) di Lases, 1947-1950
A2. Amministrazione Separata degli Usi Civici (ASUC) di Lona, 1947-1950
A3. Amministrazione Separata degli Usi Civici (ASUC) di Albiano, 1949-1952
A4. Corpo dei pompieri comunali di Albiano, 1901-1910
A5. Consiglio scolastico di Albiano, 1907-1923
A6. Opera Nazionale Balilla (ONB). Comitato comunale di Albiano, 1932
A7. Opera Nazionale Maternità Infanzia (ONMI). Comitato di patronato di Albiano, 1933-1975
A8. Congregazione di carità di Albiano, 1935-1937
A9. Ente Comunale di Assistenza (ECA) di Albiano, 1937-1993
A10. Consorzio medico Albiano, Fornace, Lona e Lases, 1953-1990 (con docc. dal 1928)
A11. Consorzio ostetrico di Albiano, Lona e Lases, 1954-1980
A12. Società semplice acquedotto potabile di Barco di Albiano, 1958-1971
A13. Ufficio del Giudice conciliatore di Albiano, 1929-1989
A14. Segretario comunale di Albiano in qualità di pubblico ufficiale che leva i protesti cambiari, 1934 - 1979

Lo stato di conservazione della documentazione presente in archivio è discreto, una parte della documentazione presenta danni dovuti a roditori; ulteriori notizie si trovano ai singoli fondi.

Per la selezione del materiale da scartare si è fatto riferimento al "Massimario per lo scarto negli archivi comunali" allegato alla deliberazione della Giunta provinciale 29 marzo 1993, n. 3692, e a massimari analoghi elaborati dall'Amministrazione degli Archivi di Stato.
Non sono previste operazioni di scarto per la documentazione prodotta nel periodo preunitario.
Le principali tipologie degli atti scartati sono le seguenti: copie semplici in eccedenza di deliberazioni del consiglio, copie di bilanci di previsione e conti consuntivi, matrici delle reversali e dei mandati di pagamento, copie dei giornali di cassa della tesoreria, bollettari diversi, materiale elettorale ed altre tipologie documentarie previste dal massimario.
Complessivamente il materiale scartato ammonta a 8 metri lineari circa, per un totale di 98 fra buste e pacchi.

Ai sensi dell'art.2 "Tenuta degli archivi e dei documenti degli enti pubblici locali", comma 21 della Deliberazione della Giunta provinciale 29 marzo 1993, n. 3692 "la sezione separata d'archivio e il relativo inventario devono essere periodicamente aggiornati con l'inserimento, previa selezione, dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni. Tale operazione sarà effettuata preferibilmente ogni anno". Infatti il numero di corda all'interno delle serie del periodo postunitario è aperta, cioè riparte da uno per ogni serie, proprio per poter effettuare gli incrementi previsti dalla normativa.
Per quello che riguarda gli archivi aggregati, non sono previsti accrescimenti, poiché gli enti furono soppressi.

Le operazioni di riordino sono state effettuate tenendo come costante riferimento metodologico il principio basilare del metodo storico, secondo il quale il riordinatore deve rispettare e dove necessario ripristinare l'organizzazione assegnata all'archivio dall'ente generatore.
Si possono indicare le seguenti fasi principali:

a) schedatura delle unità archivistiche: per ciascuna unità sono stati rilevati l'intitolazione, gli estremi cronologici, il contenuto, la tipologia (fascicolo, busta, registro);

b) ordinamento delle unità archivistiche: il carteggio è stato riordinato per numero di protocollo, in ordine cronologico,secondo i vari titolari di classificazione, secondo quanto richiesto dalla documentazione; per rubriche e articoli i documenti giustificativi dei conti consuntivi, ecc.;

c) strutturazione del complesso archivistico: sono state ripartite le unità archivistiche secondo una struttura multilivellare, in fondi,sottofondi, serie, sottoserie. Le serie sono state ordinate secondo criteri enunciati da E. Casanova, facenti riferimento a categorie direttive, esecutive e consuntive: statuti e deliberazioni degli organi, atti amministrativi e documenti contabili. All'interno di ciascuna serie poi le unità sono per lo più ordinate cronologicamente;

d) condizionamento del materiale documentario: la documentazione è stata collocata in scatole chiuse per una migliore conservazione e anche per una maggiore protezione in caso di spostamenti dell'archivio;

e) numerazione: sono stati adottati due tipi di numerazione, la segnatura archivistica e il numero unico progressivo:

1) la segnatura archivistica è costituita da un codice alfanumerico indicante nell'ordine il codice dell'archivio (es.:ACAl), seguito da numeri arabi indicanti i livelli dell'archivio fino alla sottoserie (es.:4.31.1); il numero in cifre arabe indicante l'unità archivistica all'interno della serie, preceduto da un trattino orizzontale (es.:-5) indica la collocazione logica dell'unità all'interno dei fondi e serie.

2) il numero unico progressivo, applicato ai pezzi o unità di condizionamento (buste, ma anche registri ed altre unità a sé stanti), ha la funzione di fissare l'ordine fisico degli stessi e di agevolarne il reperimento.

Una sequenza di numero progressivo è stata adottata per l'archivio proprio del comune, a sua volta articolata, tuttavia senza soluzione di continuità, in numero progressivo definitivo (a penna rossa) per l'archivio preunitario, non più suscettibile di accrescimenti, e in numero progressivo provvisorio (a matita) per l'archivio postunitario, le cui serie sono aperte ai futuri versamenti; una numerazione analoga (a penna verde, per distinguerla da quella dell'archivio proprio) è stata utilizzata per l'insieme degli archivi aggregati.

La redazione dell'inventario: criteri

Per la redazione dell'inventario sono state seguite le norme dettate dalla Circolare del Ministero dell'Interno, Direzione Generale degli Archivi di Stato n. 39/1966 e le indicazioni del Servizio per i beni librari e archivistici della Provincia, in particolare le "Norme per la descrizione archivistica e per la redazione degli inventari" elaborate dal medesimo nel 2003 e le regole di descrizione di "Sistema informativo degli archivi storici del Trentino. Manuale- guida per l'inserimento dei dati" elaborate dalla Soprintendenza per i beni librari e archivistici della Provincia nel 2006.
L'inventario è stato inserito nel "Sistema informativo degli archivi storici del Trentino" della Provincia autonoma di Trento.
Per ogni unità di descrizione compaiono in inventario:
- la segnatura archivistica, scritta sopra il titolo;
- il titolo originale o attribuito; sono riportati fra virgolette i titoli originali, riportando all'uso moderno i segni d'interpunzione, i segni diacritici, le maiuscole e le minuscole. Nel caso in cui il titolo originale non fosse completo o non rispecchiasse del tutto la natura del documento, si è data una descrizione più dettagliata del contenuto;
- gli estremi cronologici con eventuali ricostruzioni poste fra parentesi quadre;
- eventuali descrizioni del contenuto, dove si riportano le notizie più significative;
- si è indicata la consistenza e il tipo di legatura per tutti i registri del periodo preunitario;
- il numero progressivo delle unità di condizionamento;
- il numero di riferimento per gli indici: nella descrizione delle singole unità compare in alto a destra fra parentesi.

La consultabilità dei documenti dell'archivio comunale è disciplinata dall'art. 24 della L.P. 17 febbraio 2003, n. 1 "Nuove disposizioni in materia di beni culturali", che fa riferimento alla legislazione statale in materia. In base a tale normativa i documenti dell'archivio comunale sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data. I documenti relativi a situazioni di carattere privato o personale atti a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni ed organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché quelli relativi a rivelare i provvedimenti di cui all'art. 686 del Codice di Procedura Penale ( relativo alle "iscrizioni nel casellario giudiziale") sono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. Anteriormente al decorso di questi termini, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi.
I documenti dell'archivio storico comunale sono liberamente consultabili, previa presentazione di una richiesta motivata al sindaco, che potrà accoglierla quando l'archivio non si trovi in corso di riordinamento, salvo eccezioni da valutarsi caso per caso.
La consultazione dei documenti dell'archivio storico comunale viene negata alle persone che siano incorse nel provvedimento di esclusione dagli Archivi di Stato oppure quando si rilevi la manifesta mancanza di un progetto di ricerca.
Le ricerche da parte di persone che non hanno compiuto i sedici anni di età debbono svolgersi con la collaborazione dell'archivista. Gli esperimenti didattici e le ricerche scolastiche debbono avvenire sotto la guida e la responsabilità dell'insegnante e debbono essere concordate in ogni caso con l'ente.
E' esclusa in ogni caso la possibilità di ottenere in prestito i documenti. Gli atti dell'archivio storico non debbono essere asportati dall'archivio stesso neppure per uso interno dell'ente, se non per breve tempo e sotto il controllo del segretario o dell'archivista, che deve provvedere alla loro ricollocazione. Se il comune è dotato di un servizio continuativo di consultazione al pubblico, i documenti debbono essere consultati presso la sala di studio.

La fotoriproduzione sostitutiva è ammessa nei limiti e con le cautele stabilite dall'art. 25 della legge del 4 gennaio 1968, n.15, dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974 e dal decreto del Ministro per i Beni Culturali ed Ambientali del 29 marzo 1979. La fotoriproduzione di sicurezza, di completamento e di integrazione è eseguita in conformità alla normativa tecnica disposta dalla circolare del Ministero per i Beni Culturali ed Ambientali, Ufficio centrale per i beni archivistici, di data 1 febbraio 1988 n. 12.
L'ente pubblico può rifiutare la fotoriproduzione (microfilmatura e fotografia) dei documenti solo per comprovati motivi, quali, ad esempio, l'impossibilità di procedere alla stessa a causa del cattivo stato di conservazione dei documenti. Lo stesso può richiedere che le riproduzioni fotografiche siano eseguite con luce naturale. Nei procedimenti vanno comunque evitate quelle manovre che potrebbero compromettere l'integrità dei singoli documenti o delle unità archivistiche che li contengono. Con le stesse cautele è ammesso l'uso saltuario della fotocopiatrice.

1. Archivio della Soprintendenza per i beni librari e archivistici della Provincia autonoma di Trento, "Archivi dei comuni", Comune di Albiano, aprile 1977

La scheda è stata compilata utilizzando le fonti archivistiche del comune di Albiano, in particolare le serie delle deliberazioni degli organi amministrativi e le serie del carteggio e degli atti e la "Guida storico-archivistica del Trentino" di A. Casetti.