La serie è stata formata negli anni dallo stesso Emilio de Pilati, probabilmente con maggior impegno e definizione negli ultimi anni della sua vita, in particolare verso il 1970.
Il de Pilati fissò o incollò fotografie e cartoline su cartoncini (chiamati proprio "cartoni"), ognuno dei quali contiene solitamente da 2-3 a 12-13 immagini. I cartoni sono inizialmente contrassegnati da un numero romano seguito dall'anno: tale segnatura identifica quella che de Pilati chiamava "serie": la serie è intesa come serie di fotografie, anche quest'ultime solitamente numerate in cifre arabe. Quindi possiamo trovare ad es. la segnatura "XX/26 1-9": significa che ci sono 9 foto su quel cartoncino. Le foto stesse riportano quasi sempre, in piccolo e a penna, la segnatura di serie, e (questo a volte è invece presente sul cartoncino) il proprio numero. Solitamente per ciascuna serie vi è un soggetto organico, e le foto hanno con esso attinenza; sono, ad es., foto di una stessa escursione. Se così non è, può darsi il caso che vi siano due o più numerazioni delle foto sullo stesso cartoncino. Es.: "XX/26 a (1-4)" e "XX/26 b (1-5)".
Già dalla fine degli anni '30, però, e sicuramente dal secondo dopoguerra, la segnatura della serie rimanda al rullino di negativi: così che la serie V/49, ad es., trova rispondenza nel rullino V del 1949.
Può quindi darsi che, nel caso più cartoni riguardino la stessa gita, o comunque lo stesso soggetto, vi sia un identico numero di serie (ma magari con un'ulteriore sottonumerazione, in cifra araba, o in lettere, o anche con numeri romani, es.: "XX/26 I" e "XX/26 II", oppure "XX/26 a" e "XX/26 b", oppure "XX/26 1" e "XX/26 2"), ma anche che, pur con lo stesso soggetto, i cartoni siano semplicemente numerati come serie diverse (es. "XX/26" e "XXI/26"), proprio perché in relazione con più rullini di negativi (in quest'ultimo caso, peraltro, le fotografie dei vari cartoni hanno solitamente una loro numerazione continua.
A volte i cartoni relativi ad una stessa gita, se in numero elevato (ad es. una decina, ma anche meno), sono raccolti in una camicia, e vanno a formare dei veri e propri "sottofascicoli": sulla camicia vi è solitamente una sorta di indice.
Data la corrispondenza con i rullini, si dà naturalmente anche il caso in cui una serie sia distinta in più cartoncini, di cui l'ultimo contiene anche un'altra serie. Ossia: "XX/26 (1-4)", e "XX/26 (4) e XXII/26".
A volte (vedi 1927/28, ma anche altri) l'ultima serie di un anno è accoppiata in un cartone assieme alla prima dell'anno successivo, e tale cartone è naturalmente contenuto in una delle due annate.
Tutta questa impalcatura classificatoria pare esser stata per lo meno portata a compimento verso il 1965-1970, a giudicare dai calendari riutilizzati come camicie; ma, almeno limitatamente ad alcune "serie", era già in atto negli anni '30.
In qualche caso i cartoncini sono riutilizzati, e sul verso compaiono le vecchie didascalie. In alcuni casi una nuova numerazione di cartoncino (di "serie") sostituisce, magari parzialmente, una precedente. Chiare rinumerazioni (o assenza di numerazione) si hanno ad es. per alcuni cartoni dei primi anni '40
In rarissimi casi i cartoni sono utilizzati anche sul verso.
Alcune fotografie o cartoline mancano, spesso tolte dallo stesso Pilati che le riposizionò altrove, solitamente (come riportato da note di de Pilati) nei fascicoli dei "Familiari" o "con Anna", evidentemente costituiti in un secondo momento. Oppure collocate in quel fascicolo "Raccolta dei rifugi" o "Rifugi" che è l'unico, fra quelli citati, a non essere pervenuto e quindi non presente nel fondo.
A volte è presente nel fascicolo un indice dattiloscritto: spesso non riesce però utile, perché si riferisce ad uno stadio precedente (ad es., con minore numero di serie, o differente numerazione, ecc.).
Per la mostra del 1984 vennero prelevati cartoncini dai vari fascicoli: il prelievo è stato di solito segnalato introducendo nel fascicolo un fogliettino (o strisciolina) di carta con segnato il cartoncino prelevato.
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