Il fondo è sempre stato e rimane tuttora di proprietà dell'ente gestore della Scuola materna.

L'archivio della Scuola materna Clementino Vannetti di Rovereto, oggetto del presente lavoro di riordino ed inventariazione (2019), comprende documentazione dal 1909 al 2008; si tratta di documenti che descrivono la storia dell'istituzione fino al luglio 2008, anno di trasformazione dell'ente da istituzione pubblica di assistenza e beneficenza (IPAB) ad associazione privata.
La documentazione è in buono stato di conservazione.

Il materiale archivistico si presentava, al momento dell'intervento di riordino, variamente raccolto in buste, fascicoli, raccoglitori e scatole posti in armadi metallici nel seminterrato dell'edificio di via Santa Maria, n. 58 a Rovereto.
L'intervento sull'archivio ha comportato diverse fasi, prima fra tutte il generale sopralluogo della documentazione al fine di evidenziarne le tipologie documentarie e di stabilire un'adeguata inventariazione delle unità.
Il lavoro di ordinamento e inventariazione si è svolto presso la cooperativa "A.R.Coop." di Rovereto dove la documentazione, prelevata dalla sede scolastica, è rimasta temporaneamente in deposito.
Nella prima fase del lavoro sono stati schedati tutti i registri, le buste e i fascicoli riportando per ogni unità le note di contenuto.
Il lavoro più impegnativo è stata l'intervento sulla serie del carteggio e degli atti, dove si è cercato, per quanto possibile di rispettare l'impianto originario della tenuta degli atti amministrativi con descrizione in inventario tutti i fascicoli presenti. La corrispondenza annuale è stata riordinata cronologicamente, mentre si è ricostruita la sequenza dei fascicoli pluriennali, con titolo e numerazione propria, inserendo le carte sciolte di natura amministrativa, contabile o didattica, in fase di trasloco inscatolate assieme senza alcun criterio.
Completato il lavoro di ordinamento e schedatura delle unità, è seguita la fase elaborativa: sono state definite le strutture gerarchiche dell'archivio con l'individuazione delle serie e il collegamento delle rispettive unità.
Si è poi proceduto al condizionamento del materiale documentario collocando la documentazione in buste con lacci.
Non sono previsti incrementi nel fondo archivistico e pertanto è stato adottato un numero unico progressivo, applicato ai pezzi o unità di condizionamento (buste, ma anche registri ed altre unità a sé stanti), con la funzione di fissare l'ordine fisico degli stessi e di agevolarne il reperimento (dal n. 1 al n. 358).
Come riferimento metodologico generale per l'ordinamento e l'inventariazione dell'archivio della Scuola materna Clementino Vannetti ci si è attenuti a quanto indicato nelle "Direttive generali circa l'organizzazione, i criteri generali di ordinamento e inventariazione, la gestione nonché la corretta conservazione degli archivi di competenza della Provincia autonoma di Trento" approvate dalla Giunta provinciale di Trento con deliberazione n. 80 di data 29 gennaio 2016, nonché gli standard internazionali di descrizione ISAD (G) e ISAAR (CPF).
Le illustrazioni specifiche delle caratteristiche di ogni serie sono state riportate nella relativa introduzione.
Per quanto riguarda i registri divisi in finche si è riportata la tipologia dei dati registrati all'interno di esse, se i dati erano analoghi per tutti i registri di una serie sono stati descritti nell'introduzione.

La redazione dell'inventario: criteri

Per la redazione dell'inventario sono state seguite le norme dettate dalla Circolare del Ministero dell'Interno, Direzione Generale degli Archivi di Stato n. 39/1966 e le indicazioni del Servizio per i beni librari e archivistici della Provincia, in particolare le "Norme per la descrizione archivistica e per la redazione degli inventari" elaborate dal medesimo nel 2003 e le regole di descrizione di "Sistema informativo degli archivi storici del Trentino. Manuale-guida per l'inserimento dei dati" elaborate dalla Soprintendenza per i beni librari e archivistici della Provincia nel 2006.
L'inventario è stato inserito nel "Sistema informativo degli archivi storici del Trentino" della Provincia autonoma di Trento.
Per ogni unità di descrizione compaiono in inventario:
- la segnatura archivistica, scritta sopra il titolo, in grassetto;
- il titolo (se originale riportato fra virgolette) o attribuito; nel caso in cui il titolo originale non fosse completo o non rispecchiasse del tutto la natura del documento, si è data una descrizione più dettagliata in contenuto;
- gli estremi cronologici con eventuali ricostruzioni poste fra parentesi quadre;
- eventuali descrizioni del contenuto, dove si riportano le notizie più significative.

La scheda è stata compilata secondo le regole di descrizione di "Sistema informativo degli archivi storici del Trentino. Manuale-guida per l'inserimento dei dati", Trento, 2006.