L'archivio proprio è sempre stato di proprietà del comune, mentre gli altri archivi sono pervenuti all'archivio comunale per versamenti o per semplice deposito.
L'art.3 della Legge provinciale 14 febbraio 1992, n 11, conformemente all'art.18 del D. P. R. 30 settembre
1963, n. 1409 stabilisce che "gli archivi che appartengono alla Provincia o ai comuni della provincia di Trento sono soggetti al regime del demanio pubblico" (comma 1). Stabilisce inoltre che sono "inalienabili i singoli documenti che appartengono alla Provincia o ai comuni, nonché gli archivi e i singoli documenti che appartengono ad altri enti pubblici locali" (comma 2).

L'archivio del comune di Tiarno di Sotto copre un periodo che va dal 1834 al 1958; durante il periodo fascista al comune di Tiarno di Sotto fu aggregato il comune di Tiarno di Sopra, ma la sede del nuovo comune di Tiarno rimase Tiarno di Sotto; tutta la documentazione relativa al periodo è quindi rimasta nel presente archivio. L'archivio è inoltre diviso in due parti principali, corrispondenti alla situazione storico - istituzionale del comune stesso: la parte relativa all'ordinamento austriaco, che va dal 1834 al 1923, e quella relativa all'ordinamento italiano, che va dal 1923 al 1958.
Parte integrante dell'archivio è poi una serie di archivi aggregati, enti tutti ormai inattivi e la cui documentazione arriva fino ai primi anni '90, come nel caso dell'ente comunale di assistenza.
Per gli archivi aggregati, si è cercato di ricostruire, dove possibile, la struttura di tali archivi, riprendendo per ognuno di loro le stesse serie archivistiche presenti nell'archivio del comune.
Fu solo con l'aggregazione al Regno d'Italia, dopo la prima guerra mondiale, che venne utilizzato il titolario attuale suddiviso in categorie.
Lo stato di conservazione complessivo della documentazione è buono.

Per il materiale soggetto a scarto sono state rispettate le norme indicate dalla L.P. 14 febbraio 1992. n. 11 (art.16) e dalla successiva deliberazione della giunta provinciale del 29 marzo 1993, n. 3692 (art.5 e all. n. 2 "Massimario per lo scarto negli archivi comunali"). Non sono previste operazioni di scarto per la documentazione prodotta nel periodo preunitario.
Le principali tipologie degli atti scartati sono le seguenti: copie semplici di deliberazioni del consiglio, della giunta o del podestà; copie di: carteggio, giornali di cassa, reversali e mandati di pagamento, bilanci e conti consuntivi, matricole per la riscossione dei tributi ecc. ed altre tipologie documentarie previste dal massimario.
Complessivamente il materiale scartato è di 22 buste più le copie dei registri.

Ai sensi dell'art.2 "Tenuta degli archivi e dei documenti degli enti pubblici locali", comma 21 della Deliberazione della Giunta provinciale 29 marzo 1993, n. 3692 "la sezione separata d'archivio e il relativo inventario devono essere periodicamente aggiornati con l'inserimento, previa selezione, dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni. Tale operazione sarà effettuata preferibilmente ogni anno". Infatti il numero di corda all'interno delle serie del periodo postunitario è aperta, cioè riparte da uno per ogni serie, proprio per poter effettuare gli incrementi previsti dalla normativa.
Per quello che riguarda gli archivi aggregati, non sono previsti accrescimenti, poiché gli enti furono soppressi.

L'intervento di ordinamento dell'archivio del comune di Tiarno di Sotto ha riguardato la documentazione relativa agli affari esauriti da più di 40 anni del comune e di tutti gli archivi aggregati.
Per questi ultimi non sono previsti accrescimenti perché prodotti da enti ormai estinti.
Le serie, sia nell'archivio del comune che negli archivi aggregati, sono state disposte secondo quest'ordine: deliberazioni degli organi comunali, atti amministrativi, atti contabili.
Il lavoro di riordino si è svolto secondo le seguenti fasi:
- schedatura delle singole unità archivistiche delle quali sono stati rilevati il titolo, gli estremi cronologici, la tipologia fisica (registro, busta, fascicolo). La descrizione fisica è stata più accurata per i registri del periodo preunitario, per i quali è stata specificata anche la consistenza e il tipo di legatura. Inoltre, per i registri di protocollo, al fine di far comprendere la quantità di affari dell'amministrazione comunale, si è ritenuto opportuno indicare gli estremi degli esibiti registrati ogni anno. Queste operazioni si sono svolte sulla base dei criteri per la descrizione archivistica forniti dal Servizio beni librari e archivistici della provincia di Trento;
- ordinamento del materiale: ci si è basati sul cosiddetto metodo storico, cioè è stato rispettato e ripristinato, se possibile, l'ordine originario secondo cui l'ente produttore dell'archivio aveva organizzato la documentazione.
Il carteggio è stato riordinato all'interno di ogni annata in base al numero di protocollo oppure in base alla classificazione, e in mancanza di questi elementi in ordine cronologico; i documenti relativi alla contabilità sono stati riordinati in base alle rubriche di appartenenza; i contratti in base al numero di repertorio e, laddove questo non fosse presente, in ordine cronologico; e così via;
- separazione delle schede in base all'ente produttore della documentazione (se diverso dal comune), in base al periodo della sua produzione, secondo la periodizzazione sopra descritta. Infine le sottoserie e le unità sono state ricondotte alla serie. Le serie sono disposte, all'interno di ogni periodizzazione, secondo questa successione: prima le serie di documenti collocabili nelle categ orie direttive, poi le serie ascrivibili alle categorie esecutive e infine a quelle consuntive. Ciò significa che per prime si trovano le deliberazioni degli organi di governo, poi gli atti amministrativi e infine i documenti relativi alla contabilità;
- condizionamento del materiale in scatole chiuse, ad eccezione di alcuni registri di grande formato;
- numerazione delle unità archivistiche. Per quello che riguarda la documentazione del periodo preunitario e degli archivi aggregati sono state impostate delle serie chiuse a numerazione progressiva, in quanto non sono suscettibili di accrescimento; mentre l'archivio posteriore al 1923 e alla ricostituzione degli enti è caratterizzato da serie aperte all'aggiunta di materiale proveniente dall'archivio di deposito, una volta trascorsi quarant'anni dalla sua produzione.
Relazione dell'inventario: criteri
Nella redazione dell'inventario ci si è attenuti alle direttive impartite dalla circolare del Ministero dell'Interno
n. 39/1966, Direzione Generale degli Archivi di Stato, Norme per la pubblicazione degli inventari e alle Norme per la descrizione archivistica e per la redazione degli inventari impartite dal Servizio beni librari e archivistici della Provincia autonoma di Trento.
E' stato utilizzato il programma informatico Sesamo, fornito dal Servizio beni librari e archivistici della Provincia autonoma di Trento. In base a questo programma l'archivio è strutturato su più livelli: fondo, serie, sottoserie, unità e sottounità, ciascuno dei quali rappresenta un grado di analiticità nella descrizione della documentazione. Ad ogni livello corrisponde un numero e l'intera stringa numerica così composta costituisce il codice di classificazione.
Per ogni unità archivistica compaiono in inventario:
- la segnatura, che indica la collocazione fisica del pezzo all'interno dell'archivio, è scritta nel margine destro in basso ed è costituita da tre elementi: la classificazione, il numero di corda e l'unità di conservazione. Per quello che riguarda le sottounità il loro numero di corda è costituito dal numero dell'unità, separato da un punto cui segue il numero della sottounità. La numerazione è chiusa e progressiva solo quando non siano previsti accrescimenti;
- il titolo, originale o attribuito, è scritto in grassetto. I titoli originali sono riportati fra virgolette; i segni di
interpunzione, i segni diacritici, le maiuscole e le minuscole sono riportati all'uso moderno. Qualora il titolo originario non fosse stato completo o non rispecchiasse la natura della documentazione, si è ritenuto dare una descrizione più approfondita nel campo contenuto;
- gli estremi cronologici, nella sequenza: anno, mese, giorno. Le eventuali ricostruzioni sono state riportate fra parentesi quadre. Se sul documento, o dal documento, non si riesce a risalire alla data, allora si è indicato il secolo, cui il documento può essere verosimilmente attribuito, specificando se exeunte o ineunte. Per le serie, e per le sottoserie, sono riportati gli estremi riferiti alla documentazione presente, mentre per i fondi gli estremi riportati sono quelli corrispondenti al periodo storico-istituzionale, indipendentemente dalla documentazione effettivamente presente (es.: per il periodo austriaco 1821-1923);
- eventuali descrizioni del contenuto dove si riportano le notizie ritenute significative;
- la descrizione estrinseca: si è indicata la tipologia dell'unità descritta (registro, busta, fascicolo); per motivi pratici è stato definito come 'fascicolo' anche l'accorpamento, in una copertina, degli atti o dei conti di un'annata; la consistenza e il tipo di legatura solo per i registri del periodo preunitario; non si sono date specificazioni invece per i registri del periodo postunitario, fatta eccezione per il numero di carte dei registri delle deliberazioni della giunta e del consiglio. Le carte bianche interne ad un registro sono state riportate tra parentesi, invece quelle esistenti alla fine del registro non sono comprese nella numerazione. Se all'interno di uno stesso registro ci si è trovati in presenza di una numerazione imprecisa o non omogenea, allora si è indicato il computo totale delle carte;
- il numero arabo che compare in alto, nel margine destro, è un marcatore associato a ciascuna unità e sottounità e alle schede introduttive, al fine di consentire i rimandi dalle voci dell'indice.

La consultabilità dei documenti degli archivi comunali è disciplinata dal combinato disposto dall'art.7 della Legge provinciale 14 febbraio 1992, n. 11 "Disposizioni in materia di archivi e istituzione dell'Archivio provinciale" e dall'art.21 del D. P. R. 30 settembre 1963, n. 1409 "Norme relative all'ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato", modificato e integrato con D. P. R. 30 luglio 1999, n. 281 "Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica". In base a tale normativa i documenti sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data. I documenti relativi a situazioni di carattere privato o personale atti a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni ed organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché quelli relativi a rivelare i provvedimenti di cui all'art.686 del Codice di Procedura Penale (relativo alle "iscrizioni nel casellario giudiziale") sono liberamente consultabili quaranta anni dopo loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. Anteriormente al decorso di questi termini, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi.
I documenti dell'archivio storico comunale sono liberamente consultabili, previa presentazione di una richiesta motivata al sindaco, che potrà accoglierla se l'archivio non si trova in fase di ordinamento, salvo eccezioni che dovranno essere valutate caso per caso.
La consultazione della sezione separata dell'archivio viene negata a persone incorse nel provvedimento di esclusione dagli Archivi di Stato, oppure se si rileva la mancanza di un preciso progetto di ricerca.
Le ricerche da parte di persone che non hanno compiuto i sedici anni di età devono compiersi con la collaborazione dell'archivista. Gli esperimenti didattici devono avvenire sotto la guida e la responsabilità dell'insegnante, e comunque devono essere concordati con l'ente.
In ogni caso è esclusa la possibilità di ottenere in prestito i documenti. Gli atti della sezione separata non devono essere asportati dalla stessa, neppure per uso interno dell'ente, se non per breve tempo e sotto il controllo del segretario o dell'archivista, che deve poi provvedere alla loro ricollocazione. Se il comune è dotato di un servizio continuativo di consultazione al pubblico, i documenti debbono essere consultati presso la sala studio.

La fotoriproduzione sostitutiva è ammessa nei limiti e con le cautele stabilite dalla Legge 4 gennaio 1968, n. 15 (art.25), dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974 e dal Decreto del Ministero per i beni culturali e ambientali 29 marzo 1979. La fotoriproduzione di sicurezza, di completamento e di integrazione è eseguita in conformità alla normativa tecnica disposta dalla Circolare del Ministero per i beni ambientali e culturali - Ufficio centrale per i beni archivistici con data 1 febbraio 1988, n.12. L'ente pubblico può rifiutare la fotoriproduzione (microfilmatura e fotografia) dei documenti solo per comprovati motivi, come ad esempio, l'impossibilità di procedere alla stessa a causa del cattivo stato di conservazione dei documenti. L'ente pubblico può richiedere che la fotografia avvenga con luce naturale. Devono comunque essere evitate quelle manovre che comprometterebbero l'integrità dei singoli documenti o delle unità archivistiche in cui essi sono contenuti. E' ammesso l'uso saltuario della fotocopiatrice, adottando le stese cautele.

La scheda è stata compilata utilizzando le fonti archivistiche del comune di Tiarno di Sotto.