Per la descrizione delle pergamene ci si è attenuti a quanto impartito dalla circolare del Ministero dell'Interno n. 39/1966, Direzione generale degli Archivi di Stato, "Norme per la pubblicazione degli inventari" (2) integrate dalle "Direttive circa i requisiti nei locali, i criteri di ordinamento e inventariazione, nonché di organizzazione degli archivi", approvate dalla Giunta provinciale di Trento con deliberazione 29 marzo 1993, n. 3692, cap. 3, parte prima. Per quanto riguarda i criteri di inventariazione e di regestazione si è fatto riferimento in particolare alla "Premessa metodologica ai regesti delle pergamene dell'Archivio di Castel Thun" di Margherita Faes.
Le pergamene, elencate in ordine cronologico, presentano una numerazione progressiva in cifre arabe, a cui fanno seguito l'intitolazione, che esprime la natura giuridica del documento, la datazione cronica e topica, quindi il regesto. Quest'ultimo contiene gli elementi di individuazione delle parti contraenti, la natura dell'atto, il suo oggetto e le clausole ritenute necessarie o significative. Qualora si siano trovati uno o più documenti vergati sulla stessa pergamena, si è adottata una numerazione del tipo 1.a, 1.b, 1.c..., laddove il primo elemento, la cifra, corrisponde al numero d'ordine della pergamena, mentre il secondo, la lettera, alla posizione del relativo documento sulla stessa; in questo caso va da sé che, a due o più regesti, corrisponde un'unica schedatura sulla pergamena.
Nel caso di denominazione e definizione di appezzamenti, edifici, monti, ponti, ecc..., si è riferita la loro collocazione con toponimo e microtoponimo. I microtoponimi, spesso non più individuabili, sono stati riportati testualmente fra virgolette, mentre per i cognomi si è attuata un'operazione di omologazione, fornendo, quando possibile, la forma stabilizzata, sulla base dei "Criteri di omologazione dei cognomi dei documenti membranacei dell'archivio di Castel Thun", a cura di M. Faes, e degli esiti più comuni e radicati nella tradizione onomastica locale.
In presenza di documenti riguardanti locazioni, essendo pressoché costante il termine di pagamento del censo annuo, fissato alla festa di San Michele o alla sua ottava, si è trascurato di segnalarlo, dando invece specifica menzione nei casi eccettuanti la regola. Non si è ritenuto necessario nemmeno specificare di volta in volta la misura locale di detti censi, dal momento che generalmente per i documenti anteriori al Quattrocento, essa corrisponde al luogo di stesura dell'atto. Per ciò che concerne i pagamenti in denaro si sono sempre riportati tutti i dati del testo e, in particolare le equivalenze.
Dal punto di vista formale, nel caso in cui ci si è imbattuti in termini di difficile lettura o in dubbi scioglimenti delle abbreviazioni, le integrazioni al testo sono state incluse fra parentesi quadre, come pure nei casi di ricostruzione extratestuale. Qualsiasi trascrizione di termini tratti dal testo, sia in latino che in volgare, è stata riportata tra virgolette, compresi i cognomi attualmente o apparentemente privi di riscontro e i nomi comuni non traducibili in italiano, come pure i termini e le espressioni dialettali.
In merito agli appellativi, si precisa che si è assunta la forma "da" per indicare la provenienza, mentre la preposizione "di" nell'introduzione di predicati nobiliari o per indicare la residenza.
Dopo l'indicazione del notaio rogatario, individuato da nome, cognome, patronimico e luogo di provenienza (3), si è riportata tra parentesi quadre la tradizione, segnalando se trattasi di documento originale (eventualmente, se tratto da protocollo, se ne è riportato l'autore), copia (semplice o autentica), facendo seguire la definzione della relativa lettera alfabetica tra parentesi quadre ([A], [B], ...). Verificandosi con progressiva frequenza nel corso dei secc. XVI - XVII l'eventualità che il documento non sia stato esteso ma solo sottoscritto dal notaio rogatario, che fa in genere trascrivere l'atto "per unum fidelem scriptorem", raramente identificato, si è segnalata questa prassi mediante la locuzione "sottoscrive ma non estende l'atto" entro parentesi tonde. Nel caso di copie autentiche tratte da documenti originali si è annotato il nome del notaio, autore dell'originale mediante la locuzione "Copia autentica [B] dall'originale del notaio...", mentre il nome del notaio autore della copia figura nella precedente area "Notaio". In questi casi, e laddove specificato, si è riportata anche l'autorità che ha concesso la facoltà di rogare in pubblica forma.
Riguardo alle dimensioni della pergamena, si sono date le misure in millimetri, prima l'altezza, poi la base; per le forme irregolari si è segnalata la misura maggiore, e tra parentesi tonde, quella minore. Si è inoltre precisata la presenza di note tergali, specificado se trattasi di note di contenuto, quando indicano data cronica, topica, oggetto e protagonisti dell'atto, o di note archivistiche, se registrano numeri e dati ad uso amministrativo. Si è segnalato anche l'eventuale presenza del sigillo, lo stato di conservazione della pergamena, cercando di individuarne, se in cattivo stato, la causa del danno. Infine si è segnalata in nota la struttura fisica del pezzo, qualora di un certo interesse, come nel caso di più pergamene cucite assieme.
Nella descrizione delle pergamene si sono adottate le seguenti abbreviazioni:
mm. = millimetri
ST = Signum tabellionis
(L.S.) = Locum sigilli
SPD = Sigillum pendens deperdito (sigillo pendente deperdito)
SD = Sigillum deperditum (sigillo deperdito)
In fase di condizionamento, ciascuna pergamena è stata individuata mediante la segnatura corrispondente apposta a tergo in matita in alto a destra.
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