L'ordinamento e l'inventariazione dell'archivio sono stati realizzati, per incarico e con la direzione tecnica del Servizio Beni librari e archivistici della Provincia autonoma di Trento e con la collaborazione dell'Archivio Diocesano Tridentino, a cura della Cooperativa Koinè di Trento; il lavoro è stato ultimato nel 2001.
L'inventario, redatto originariamente con il programma "Sesamo", è stato successivamente convertito alla versione "Sesamo 2000" e pubblicato in questo formato nella sezione riservata agli archivi del portale Trentinocultura (www.trentinocultura.net).
L'importazione in AST-Sistema informativo degli archivi storici del Trentino e la conseguente revisione dei dati sono state curate dalla Soprintendenza per i beni librari archivistici e archeologici con la collaborazione di Roberto Marini (Studio Virginia) nel corso del 2009, secondo le norme di "Sistema informativo degli archivi storici del Trentino. Manuale-guida per l'inserimento dei dati", Trento, 2006.
Le immagini relative al fondo pergamene sono state collegate alle schede AST a cura dell'Ufficio Beni archivistici, librari e archivio provinciale con la collaborazione di Marica Odorizzi e Renata Tomasoni (Cooperativa Arcadia) nel corso del 2017-2018.

Relativamente alla descrizione delle singole unità archivistiche sono stati usati i seguenti criteri:
- il titolo originale del documento è riportato tra virgolette;
- nella trascrizione dei titoli si sono ricondotti all'uso moderno i segni d'interpunzione, i segni diacritici, le lettere maiuscole e minuscole e si sono sciolte le abbreviature, tranne quelle ancora in uso, le eventuali "e" con cediglia sono state sostituite con il nesso "æ" per problemi di stampa;
- le ricostruzioni di titoli, di date ed eventuali altre integrazioni sono state indicate tra parentesi quadre;
- di ogni unità archivistica si sono indicati gli estremi cronologici, la definizione archivistica e il numero delle carte.
In particolare per i registri:
- in presenza di più titoli originali, si è scelto quello più significativo, specificandone la posizione sono se esso non appare all'esterno;
- si è riportata, ove presente, la numerazione originaria per carte o per pagine; se assente si è dato il computo delle carte scritte, facendo seguire al numero l'espressione "non numerate" (n.n.);
- la numerazione originaria riferita allo specchio formato da due facciate contrapposte viene espressa mediante la locuzione "carte sinistra - destra" (cc. sd);
- in presenza di una numerazione non omogenea si è indicato il computo totale delle carte scritte, specificando di seguito, tra parentesi tonde, il tipo di numerazione presente (parziale, varia, imprecisa);
- si è indicata tra parentesi la presenza di carte bianche, tranne quelle esistenti in fine registro.

Nelle citazioni sono state adottate le seguenti sigle:
APML = Archivio della parrocchia di Mezzolombardo
ACSA = Archivio della confraternita di S. Antonio abate di Mezzolombardo
ACSR = Archivio della confraternita del SS. Rosario di Mezzolombardo
ACSS = Archivio della confraternita del SS. Sacramento di Mezzolombardo
ACCM = Archivio della Congregazione di carità di Mezzolombardo

Inoltre, nelle citazioni, l'unità archivistica è individuata dalla sigla relativa al fondo, dal nome del subfondo posto tra virgolette, dal nome della serie, sempre tra virgolette, e dal numero che indica la posizione dell'unità all'interno della serie. Ad ogni unità archivistica è inoltre associata una segnatura, scritta nel margine destro in basso, che indica la collocazione fisica del pezzo all'interno della serie. Su ogni pezzo è applicata un'etichetta recante il numero che identifica la classificazione e, di seguito, la segnatura. Per gli archivi aggregati la segnatura è distinta dalla sigla AA (Archivi Aggregati) e dalla numerazione progressiva.

Nella descrizione delle unità archivistiche si è fatto ricorso alle seguenti abbreviazioni:
c., cc. = carta, carte recto - verso
cc. sd = carte sinistra - destra, cioè con la numerazione originaria riferita allo specchio formato da due facciate contrapposte
ex. = exeunte (uscente)
in. = ineunte (entrante)
n., nn. = numero, numeri
n. n. = non numerato/e
num. orig. = numerazione originale
p., pp. = pagina, pagine
tit. dorso = titolo dorso
tit. int. = titolo interno

Alla fine dell'inventario si trova un indice diviso in indice delle persone, indice dei toponimi, indice delle istituzioni e indice delle cose notevoli. Ad ogni lemma dell'indice sono associati i numeri che indicano la posizione del lemma stesso nell'inventario; tali numeri sono collocati tra parentesi tonde, accanto alle introduzioni e alle unità archivistiche, in alto a destra.
Le voci dell'indice si riferiscono esclusivamente a quanto riportato nel presente inventario, senza ulteriori ricerche e approfondimenti critici. Nell'indice inoltre non compaiono i lemmi Chiesa di S. Giovanni Battista e Beneficio parrocchiale di Mezzolombardo, poiché si è ritenuto superfluo marcare gli innumerevoli riferimenti in inventario.